福井の特定行政書士が解説｜NotebookLMで社内規定を整理する方法
企業活動を進めるうえで、社内規則や各種社内規定の整備は非常に重要です。しかし、実際には 「規定が古いまま更新されていない」「どこに何が書いてあるのかわからない」「複数のファイルに分散している」 といった悩みを抱えている企業も少なくありません。
特に福井を含む北陸エリアでは、中小企業が多く、総務や法務の担当者が限られていることもあり、 社内規定の整理が後回しになりがちです。
そこで近年注目されているのが、Googleが提供するAIツール NotebookLMを活用した社内文書の整理です。
この記事では、福井エリアで企業支援を行う特定行政書士の視点から、 NotebookLMを使って社内規定を効率的に整理する方法を解説します。
社内規定が整理されていない企業のよくある課題
まずは、多くの企業で見られる社内規定の問題点を確認しておきましょう。
1 規定が複数のファイルに分散している
労務部門の規定、財務部門の規定、管理部門の規定、情報セキュリティ規定などが 別々のファイルで管理されているケースは非常に多くあります。
その結果、
- 同じ内容が複数の規定に書かれている
- 古い規定が残っている
- 最新版がどれかわからない
といった問題が起きやすくなります。
2 担当者しか内容を把握していない
社内規定は「作った担当者しか理解していない」という状態になりやすいものです。
担当者が退職した場合、規定の背景や意図がわからなくなり、 結果として改訂が難しくなるケースもあります。
3 検索性が低く、社員が使えない
規定は存在していても、実際の業務で参照されないことも多いです。
理由は単純で、
- どこにあるかわからない
- 検索できない
- 文章が長くて読みにくい
という問題があるからです。
こうした課題を解決するツールとして、NotebookLMは非常に有効です。
NotebookLMとは？社内文書整理に強いAIツール
NotebookLMは、Googleが提供するAIベースのリサーチツールで、 アップロードした資料をもとにAIが内容を理解し、要約や質問回答を行うことができます。
一般的な生成AIと違い、自社の資料だけを基に回答するという特徴があります。
NotebookLMでできること
- 社内規定の要約
- 複数規定の比較
- 質問への回答
- 重要ポイントの抽出
- 規定の整理
例えば、
- 「出張規定のポイントをまとめて」
- 「残業に関する規定はどこに書かれている？」
- 「テレワークに関する記載はある？」
といった質問をすると、AIが文書を読み取り回答してくれます。
これにより、社内規定の検索性が大幅に向上します。
福井の企業がNotebookLMで社内規定を整理する3ステップ
ステップ1 社内規定をPDFまたはGoogleドキュメント化する
まずは既存の社内規定をデータ化します。
紙の規定しかない場合は、
- PDF化
- Googleドキュメント化
- Wordファイル整理
などを行い、デジタルデータとしてまとめます。
この段階で「最新版がどれか」を確認することも重要です。
ステップ2 NotebookLMに資料をアップロードする
次に、整理した社内規定をNotebookLMにアップロードします。
NotebookLMでは、次のような資料をまとめて登録できます。
- 就業規則
- 給与規定
- 旅費規定
- テレワーク規定
- コンプライアンス規定
AIがこれらの文書を読み込み、検索や要約が可能になります。
ステップ3 AIで規定の整理・要約を行う
NotebookLMでは、次のような使い方が効果的です。
- 規定ごとの要点整理
- 重複ルールの確認
- 不足している規定の発見
例えば、
- 「社内規定の一覧を作って」
- 「残業ルールをまとめて」
- 「情報セキュリティに関する規定を整理して」
と指示することで、社内ルールの構造を可視化できます。
福井の中小企業こそAIによる規定整理が有効
福井を含む北陸地域では、中小企業が多く、 法務専任の担当者がいない企業も珍しくありません。
そのため、
- 規定が更新されていない
- 法改正に対応できていない
- 担当者が兼任している
といった問題が起こりやすいのです。
NotebookLMを活用すれば、
- 社内規定の検索性向上
- 内容の整理
- AIによる要約
が可能となり、管理の負担を大きく減らすことができます。
特に複数規定が存在する企業では、 AIによる文書整理の効果が大きくなります。
特定行政書士の視点：AI整理と法務チェックは別物
ただし、注意すべきポイントもあります。
AIは文書整理や要約には非常に優れていますが、 法的な適合性の判断までは保証できません。
例えば次のような問題です。
- 労働基準法との整合性
- 就業規則の届出義務
- 個人情報保護対応
- 行政手続きとの整合
これらは専門家の確認が必要になります。
NotebookLMは「整理ツール」として使い、 最終的なチェックは専門家が行うという形が理想です。
まとめ｜AIと専門家を組み合わせた社内規定管理
社内規定は企業のルールブックであり、 組織運営の基盤となる重要な文書です。
しかし実際には、整理や管理に手間がかかるため、 更新が遅れがちな分野でもあります。
NotebookLMを活用することで、
- 規定の検索性向上
- 内容の整理
- AIによる要約
が可能となり、社内規定管理の効率化が期待できます。
さらに、専門家によるチェックを組み合わせることで、 実務と法務の両面から強い社内ルールを作ることができます。
福井エリアで社内規定整備を検討している企業様へ
社内規定の整備や見直しは、
- 労務トラブルの予防
- コンプライアンス強化
- 企業の信頼性向上
にもつながります。
福井をはじめ北陸エリアの企業様で
- 社内規定を整理したい
- AIを活用した文書管理を導入したい
- 規定の法務チェックを依頼したい
といったご相談がありましたら、 専門家への相談も検討してみてください。
AIツールと専門家の知識を組み合わせることで、 より実践的で使いやすい社内規定の整備が可能になります。
