福井の特定行政書士が教える！デジタル化時代の行政手続き対策3選｜福井県　越前市で奮闘する特定行政書士・申請取次行政書士のブログ

デジタル化の進展と福井の行政手続きの現状

近年、行政手続きのオンライン化・デジタル化は急速に進んでいます。従来は窓口に足を運び、紙の申請書類を提出していたものが、今ではパソコンやスマートフォンから申請できる時代になりました。
しかし便利になる一方で、慣れない電子申請システムに戸惑い、思わぬトラブルや申請遅延が発生するケースも少なくありません。
特に福井のような地方都市では、デジタル化に不慣れな方や事業者がまだ多く、行政手続きの電子化に適応するまでに時間がかかる傾向があります。

私（特定行政書士・申請取次行政書士）は、「事前に少し準備しておけば防げるトラブル」が多いのではないかと感じています。
今回は、福井の皆様に向けて、デジタル化時代の行政手続きで困らないための実践的な対策を3つご紹介します。

デジタル化で起こりがちな行政手続きのトラブル

電子申請システムの操作ミスや入力不備

電子申請は便利ですが、操作画面や入力項目が複雑な場合があります。必須項目の入力漏れや誤入力、ボタンの押し間違いなどが原因で、申請が受理されないケースも見られます。

必要書類のデータ化・形式不備

紙で用意した書類をスキャンしてPDF化する場合、解像度やファイル形式の指定があります。これを満たさないと、アップロードしてもシステムが受け付けないことがあります。
特に補助金や許認可申請のように図面・写真・見積書など複数ファイルを添付する場合は、総容量や1ファイルあたりの容量上限を超えてしまうことがあります。

ネットワークやアカウント関連の問題（GビズIDを含む）

近年、多くの行政手続きでGビズID（ジービズアイディー）の利用が必須となりつつあります。
GビズIDは、経済産業省が提供する法人・個人事業主向けの共通認証システムで、補助金申請、社会保険手続き、各種許認可申請などに使われます。
しかし、アカウント申請には郵送による本人確認が必要で、発行まで数週間かかる場合があります。また、パスワードの失念や有効期限切れが申請遅延の原因になることもあります。
さらに、マイナンバーカードを使った電子署名では、署名用電子証明書や暗証番号（6〜16桁）の管理が重要です。暗証番号を複数回誤入力するとロックがかかり、窓口での再設定が必要になります。

福井の特定行政書士が教える行政手続き対策3選

1. 電子申請マニュアルと事前チェックリストの活用

多くの行政機関は、電子申請の手順を解説したマニュアルを公開しています。これを事前に確認し、申請に必要な書類や情報を一覧化したチェックリストを作成しておくと、入力漏れや添付忘れを防げます。
特にGビズIDを利用する手続きの場合は、アカウント発行を早めに済ませ、ID・パスワードや登録メールアドレスを安全に管理しておくことが重要です。

2. 書類スキャン・データ管理の効率化方法

スキャナーやスマートフォンのスキャン機能を使う場合は、解像度やファイル形式の指定を守ることが大切です。
申請書類や添付資料はフォルダごとに整理し、申請日や手続き名をファイル名に含めると後から探しやすくなります。
容量超過のトラブルを防ぐため、提出前に総容量と1ファイルあたりの上限を確認し、必要に応じてPDFの圧縮や分割を行いましょう。クラウドストレージを活用すれば、外出先や別端末からも書類を確認できます。

3. アカウント管理とセキュリティ対策

電子申請では、ログインIDやパスワード、電子証明書の有効期限管理が必須です。
GビズIDやマイナンバーカードの電子証明書については、更新期限や暗証番号をリスト化し、カレンダーやリマインダーで管理すると安心です。
特に署名用電子証明書の暗証番号は誤入力によるロックが多いため、申請前に必ず確認してから作業を始める習慣をつけましょう。

福井での行政手続きデジタル化の事例（一般例）

事例1：事業者による電子入札の改善例
例えば、ある企業では、電子入札に必要な証明書の期限切れに気付かず、入札資格を失うケースです。対策としては、証明書の有効期限を社内共有カレンダーで管理し、リマインダー通知を設定する運用に改め、トラブルを防止できます。

事例2：GビズIDの未取得による申請遅延の例
例えば、ある事業者が補助金申請を行おうとした際、GビズIDが未取得であることが発覚するケースです。急いで申請したものの、発行までに一定期間を要し、申請期限ぎりぎりになってしまいました。この経験を機に、将来必要になる可能性のある担当者全員分のGビズIDを事前取得するルールを整備していけばよいということになります。

事例3：オンライン申請での暗証番号ロックの例
例えば、ある個人がオンライン申請を行う際、マイナンバーカードの署名用電子証明書の暗証番号を複数回誤入力してしまい、ロックがかかってしまうケースです。対策として、役所で暗証番号を再設定後、スマートフォンの読み取り手順を見直し、再申請はスムーズに完了。以後、暗証番号を事前確認する運用を取り入れ、再発を防止するということになります。

デジタル化に伴う行政書士活用のメリット

専門知識による申請スムーズ化

特定行政書士や申請取次行政書士は、行政手続きの流れと要件に精通しています。電子申請の入力方法や必要書類の整え方を事前にアドバイスできるため、初めての方でも安心です。

トラブル時の迅速な対応と再発防止策

申請が差し戻された場合でも、原因を分析し、再申請の段取りを短時間で整えることができます。加えて、同じミスを繰り返さないための運用ルールを提案できます。

まとめとデジタル化時代の行政手続きの心得

行政手続きのデジタル化は便利ですが、準備不足や情報管理の甘さがトラブルを招くことがあります。
特にGビズIDやマイナンバーカードの電子証明書は、今後さらに必須化が進むと予想されるため、早めの取得・更新管理が重要です。
事前準備・データ管理・アカウント管理の3つを徹底することで、多くのトラブルは防げます。
福井の皆様も、これらのポイントを押さえ、安心して行政手続きを進めてください。