福井の特定行政書士が解説！GPTを使いこなすプロンプト術
福井の特定行政書士が解説！GPTを使いこなすプロンプト術
ChatGPTなどの生成AI（以下、GPT）は、文章作成・要約・アイデア出し・チェック作業などを短時間で支援してくれる便利なツールです。 ただし「使ってみたけど、思った答えが返ってこない」「情報が浅い」「結局やり直しが多い」と感じる方も少なくありません。 その差を生むのが、GPTへの指示文である「プロンプト」です。
本記事では、北陸・福井で事業を営む方や、日々の業務効率化を検討する方に向けて、特定行政書士の視点から 「成果が出やすいプロンプトの作り方」と、個人情報保護を含む注意点を、一般的な事例でわかりやすくまとめます。
GPTを使いこなすための「プロンプト」とは何か
プロンプトとは、GPTに対して「何を」「どんな条件で」「どんな形で」出力してほしいかを伝えるための指示文です。 GPTは万能の魔法ではなく、入力された情報（プロンプト）を手がかりに最適らしい文章を生成します。 つまり、プロンプトが具体的であるほど、出力の精度・再現性が上がるという傾向があります。
プロンプトの基本構造：目的・条件・出力形式
成果につながるプロンプトは、概ね次の3要素で組み立てます。
- 目的：何のために作るのか（例：社内説明、顧客向け案内、手順書、チェックリスト）
- 条件：前提・制約（例：対象読者、語調、長さ、禁止事項、守るべきルール）
- 出力形式：どんな形で出すか（例：箇条書き、表、テンプレ、見出し構成、HTML）
「目的」を言わずに「文章作って」と頼むと、GPTは何を優先するか判断できません。 反対に、目的・条件・形式が揃うと、ブレが減り、修正回数が減ります。
なぜ曖昧な指示では成果が出ないのか
例えば「許認可のことを説明して」とだけ依頼すると、どの業種・どの手続・どの読者層かが不明です。 GPTは一般論を広く返すため、あなたの状況に合わない説明になりやすいのです。 曖昧さを減らすコツは、“誰に・何を・どこまで”を明確にすることです。
行政書士業務にも活かせる「プロンプト思考」
行政手続や社内ルールの整備は、要件の読み解き・前提整理・文書化が重要です。 これはプロンプト作成と相性が良く、要件定義→文章化→チェックの流れをGPTに補助させることで、 たとえば説明文のたたき台作成、抜け漏れチェックの観点整理などに役立ちます。
ただし、最終的な判断や提出書類の適法性・妥当性の確認は、人（専門家）が担うべき領域です。 GPTはあくまで支援ツールとして位置づけましょう。
福井の事業者がGPTを活用すべき理由
北陸・福井では、少人数で多業務を回すケースも多く、日々の事務作業が経営者や現場の負担になりがちです。 GPTは、ゼロから文章を起こす時間や、説明資料のたたき台作り、要約、チェック観点の洗い出しなどに強みがあります。
人手不足時代における「作業の型化」を支援
例えば、次のような“繰り返し発生する文章作業”は、プロンプトをテンプレ化することで大幅に短縮できます。 ここで挙げる例は個人情報保護の観点から、特定の企業・人物・案件を想起させない一般例です。
- 社内向けの手順書・マニュアルの下書き作成
- 問い合わせ返信文（丁寧語・要点整理）の雛形作成
- 規程や契約条項の要点整理（リスク観点の洗い出し）
- 会議メモの要約、議事録の整形（機密情報は伏せる）
- チェックリスト化（提出書類の漏れ防止、確認観点の整理）
福井での実務に活かせる一般的な活用イメージ
たとえば「新しいサービスを始めるので、注意事項の案内文が必要」「社内で取り扱う情報のルールを整えたい」など、 文章の形にするところから着手する場面は多いはずです。 その初速をGPTで上げ、最終確認を人が行う運用にすると、スピードと安全性の両立がしやすくなります。
特定行政書士が実践するプロンプト作成の3つのポイント
ポイント① 目的を明確にする（誰のための文章か）
まず「読者」「用途」「期待する行動」を定義します。 例：顧客向け案内なのか、社内共有なのかで、言葉遣いも構成も変わります。
プロンプト例（一般例）
あなたは事務手続に詳しい文章作成アシスタントです。 目的：一般のお客様向けに、手続の流れを不安なく理解してもらう。 対象：専門用語に不慣れな人。 トーン：丁寧でやさしい日本語。 出力：見出し付きで、箇条書きを多用し、800〜1000字。
ポイント② 前提条件を具体化する（守るべきルールを渡す）
GPTは前提がないと「それっぽい」一般論で埋めがちです。 そこで、あなたの状況に合わせた条件（制約）を加えます。 ただし、個人情報・機密情報・未公開情報は入力しないことが重要です。
条件の入れ方（例）
- 禁止事項：断定表現を避ける／法的判断は「一般論」と明記する
- 前提：地域名（福井）を入れるが、特定の団体名・個人名は出さない
- 注意：機微情報に触れない／必要なら「確認してください」を入れる
ポイント③ 出力形式を指定する（手直しコストを下げる）
「HTMLで」「FAQ形式で」「結論→理由→具体例→まとめで」など、形式を指定すると編集が楽になります。 特にWeb掲載を想定するなら、見出し階層や箇条書き、太字の位置まで指示すると効率的です。
実際のプロンプト例（一般化したテンプレ）
次のテンプレをベースに、必要な部分だけ差し替えるのがおすすめです。
【役割】あなたは（専門分野）の文章作成者です。 【目的】（何のための文章か） 【対象読者】（誰に向けるか） 【前提】地域は福井。個人名・企業名・具体的な案件情報は出さない。 【条件】誤解を招く断定を避け、必要に応じて「一般的には」「詳細は確認が必要」と補足する。 【出力形式】h2/h3見出し、箇条書き多め、最後にFAQを3つ。 【文字量】（例：1200字程度） 【必須要素】（例：手順、注意点、問い合わせ導線） この条件で文章を作成してください。
さらに精度を上げたい場合は、いきなり完成稿を求めるのではなく、 「まず見出し案→次に本文→最後に推敲」のように段階的に作らせるとブレが減ります。
GPT活用における注意点と法的リスク（個人情報保護を中心に）
情報漏えいリスク：入力した内容は「外部に出る可能性」を前提に
もっとも注意すべきは、プロンプトに入力する情報です。 氏名・住所・電話番号・メールアドレス等の個人情報はもちろん、取引先情報、未公表の計画、社内の機密事項などを そのまま入力する運用は避けましょう。
代替策として、次のような方法が現実的です。
- 個人名・社名・地名（詳細）を伏せ字や記号に置き換える（例：A社、B様）
- 数値や日付など識別につながる情報を一般化する（例：昨年度、数か月以内）
- 社内ルールとして「入力禁止項目リスト」を作り、教育する
誤情報（ハルシネーション）：正しそうでも根拠確認が必須
GPTは、もっともらしい文章を生成しますが、誤りが混じることがあります。 法令・制度・要件のように正確性が重要な内容は、一次情報（官公庁サイト、法令、公式資料）で確認し、 最終的な適用判断は専門家が行うべきです。
コンプライアンス：免責と線引き
文章の中で法的判断に踏み込む表現は、誤解を招くおそれがあります。 「一般的には」「個別事情により異なる」「最新情報の確認が必要」といった注意書きを適切に入れ、 相談窓口へ誘導する形にすると安全です。
社内運用の工夫：ルール化が安全と効率を両立する
GPT活用を“属人化”させないために、以下の整備が有効です。
- プロンプトのテンプレ集（用途別：案内文、手順書、FAQなど）
- 入力禁止・要確認のチェックリスト（個人情報、機密、未公開情報）
- レビュー体制（公開前に必ず人が確認）
このような運用設計は、文書管理・リスク管理の観点からも重要で、行政書士業務の整理手法とも親和性があります。
まとめ｜福井でGPTを賢く使いこなすために
GPTの活用成果は、プロンプトで大きく変わります。押さえるべきポイントは次の3つです。
- 目的：誰に、何を、どうしてほしい文章かを明確にする
- 条件：前提・制約・禁止事項を渡し、曖昧さを減らす
- 形式：見出しや箇条書きなど、出力の形を指定する
そして何より、個人情報保護・機密保持の観点から、入力する情報の扱いをルール化し、 重要な内容は一次情報で確認する運用が欠かせません。 北陸・福井の事業者こそ、日々の事務作業を“型化”して、AIを安全に取り入れることで差別化につながります。
よくある質問（FAQ）
Q1. プロンプトは長いほど良いですか？
目的・条件・形式が揃っていれば、長さよりも「具体性」が重要です。 まずはテンプレに沿って必要事項を埋め、出力を見ながら微調整するのがおすすめです。
Q2. どこまでGPTに任せて大丈夫ですか？
たたき台作成、要約、観点整理、文章の整形などは相性が良い一方で、 法令要件の最終判断や、提出書類の内容確定などは人が担うべきです。 公開前・提出前は必ずレビューを行いましょう。
Q3. 個人情報が混ざりそうで不安です。
入力時点で伏せ字・一般化を徹底し、「入力禁止項目」を社内で明文化するのが有効です。 どうしても具体性が必要な場合は、外部に出さずに扱える環境や運用を含めて検討し、 専門家に相談しながらルールを整備することをおすすめします。
福井対応｜特定行政書士に相談するメリット
GPTを業務に取り入れる際は、「効率化」だけでなく「リスク管理」が重要です。 特定行政書士として、文書の整備・ルール設計・業務フローの見直しの観点から、 目的に合った運用づくりをサポートできます。
- 社内向けプロンプトテンプレ・チェックリストの整備
- 個人情報保護・機密保持に配慮した運用ルールの作成
- 説明文・案内文・規程類の文書化支援（一般化した表現の整備）
相談窓口（例）：「GPT活用の社内ルール整備について相談したい」など、目的からお伝えいただくとスムーズです。 具体的な個人情報や機密情報は伏せたうえで、現状と課題を整理していただくと、より適切な提案につながります。
※本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別具体的な案件への法的助言を行うものではありません。個別事情により取り扱いは異なります。
