近年、業務の効率化を目指してAIツールを導入する事業者が増えています。その中でも注目を集めているのが、OpenAIが提供するChatGPTです。特に顧客向け提案書の作成において、その高い文章生成力と利便性は多くの専門家に評価されています。
福井を拠点に活動する特定行政書士や宅建士といった士業の分野でも、ChatGPTの活用による業務効率化が進んでいます。本記事では、提案書作成におけるChatGPTの使い方と活用のメリット、注意点について、専門家の視点から一般的な例として紹介していきます。
福井での提案書作成にChatGPTを活用するメリット
業務負担の軽減とスピードアップ
顧客向け提案書の作成には、目的や背景の整理、資料の読み込み、提案内容の構成など、時間と労力がかかる工程が含まれます。ChatGPTを使えば、これらの作業の一部をAIに任せることができ、担当者の負担を大幅に軽減できます。
例えば、過去の提案書の構成をもとに「類似した構成を作成してほしい」と依頼するだけで、テンプレート化されたドラフトを数分で生成することが可能です。
文書の品質向上と客観性の確保
AIは論理的かつ客観的な文章生成を得意としています。提案内容を読みやすく整えたり、専門用語を一般的な表現に言い換えたりと、読み手に配慮した文書を作成できるのも大きなメリットです。
ChatGPTを使った顧客向け提案書作成の流れ
ここでは、ChatGPTを使って提案書を作成する一般的な手順を紹介します。
1. 提案書の目的と構成を整理する
まず、提案書の目的や読み手（顧客）の属性を整理します。ChatGPTに指示を出す際は、以下のような情報をまとめておくと、より精度の高いアウトプットが得られます。
- 提案の目的（例：新規サービスの導入提案、コスト削減提案など）
- 想定する顧客の業種・規模
- 提案のポイントや特徴
2. ChatGPTにプロンプトを入力する
プロンプトとは、ChatGPTに指示を出すための入力文のことです。例えば以下のように入力します。
「中小企業向けに新しいITシステム導入を提案する文書の構成案を作ってください。目的は業務効率化で、対象は製造業の経営者です。」
このように指示することで、提案書の全体構成（例：導入、背景、課題、提案内容、メリット、まとめなど）をChatGPTが生成してくれます。
3. 各セクションの内容を生成させる
構成ができたら、各セクションごとに具体的な文章をChatGPTに作成させます。以下はその一例です。
「“提案内容”の部分を500文字程度で書いてください。対象は製造業の経営者で、新しいITシステムのメリットを強調してください。」
このような具体的な依頼を行うことで、より実用的な文章が生成されます。
4. 出力内容を修正・調整する
ChatGPTの出力内容は高品質ですが、そのまま使用するのではなく、最終的なチェックと調整は必須です。誤字脱字の確認や、業界の専門用語の使い方、顧客の実情に即しているかといった点を見直しましょう。
特定行政書士・宅建士の視点から見るChatGPT活用の実態
特定行政書士や宅建士の業務では、提案書以外にも契約書や説明資料の作成機会が多くあります。ChatGPTはこうした文書作成にも応用できるため、日常業務の効率化に役立っています。
業務に即した文章生成が可能
たとえば「建物賃貸借契約に関する提案書」「補助金申請支援に関する提案書」など、業務に特化したテーマでも、ChatGPTはある程度の下書きを作成することができます。士業としての専門知識と組み合わせれば、効率的かつ正確な文書が作れるのです。
チェック体制の重要性
ただし、AIはあくまで補助的なツールであり、法的な正確性や業界の慣例については専門家による確認が必要です。ChatGPTの出力をそのまま顧客に提出するのではなく、自身の専門性をもとに最終的な品質管理を行うことが求められます。
福井全域で広がるAI活用の流れとその可能性
地方においてもDX（デジタルトランスフォーメーション）の動きは加速しており、福井県内の企業や士業の間でもAIの導入が進んでいます。
中小事業者にも届くAI活用の波
中小企業や個人事業主にとって、AIの導入は敷居が高いと感じられることもありますが、ChatGPTのようなツールは無料または低コストで利用可能です。誰でも簡単に始められるため、導入のハードルは年々下がってきています。
今後の展望と継続的な活用
今後は、ChatGPTを活用した「半自動的な提案書作成システム」のような形も一般化していくことが考えられます。AIによる一次案作成 → 専門家によるブラッシュアップという流れは、業務の新しいスタンダードになるかもしれません。
まとめと結論（福井の専門家からのアドバイス）
ChatGPTは提案書作成の効率化に非常に有効なツールです。正しく使えば、時間の削減だけでなく、顧客に伝わりやすい提案書を作成することが可能です。
ただし、AIの出力をそのまま使うのではなく、自身の専門知識や経験をもとに仕上げを行うことが不可欠です。特に、法的・契約的な内容を含む場合は、専門家の監修を欠かすことはできません。
福井においても、今後さらにAIツールの活用は広がっていくと見られます。業務効率化を目指す方は、まずChatGPTを取り入れてみることをおすすめします。
提案書作成でお困りの方へ：福井の特定行政書士にご相談を
顧客向け提案書の作成において「何をどう書けばいいかわからない」「専門的な内容を整理できない」といったお悩みがある方は、ぜひ専門家にご相談ください。
特定行政書士・宅建士としての視点から、適切な構成や内容のチェック、法的な観点でのアドバイスを提供できます。AIを活用しつつ、人の力で仕上げる提案書作成を、ぜひ一緒に進めていきましょう。
行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）
