AIで在留資格更新がここまで時短に！【福井の行政書士が教える最新活用術】
こんにちは。福井県で外国人の在留資格手続きや企業の外国人雇用支援を行っている申請取次行政書士です。
ここ数年、福井県でも外国人労働者や留学生の数が増加し、それにともない「在留資格の更新手続き」の相談件数も右肩上がりに増えています。
在留資格の更新は、外国人本人にとっても雇用企業にとっても非常に重要な手続きですが、書類準備や説明文作成など、煩雑な作業が多く、時間もかかるのが実情です。
そうしたなか、近年注目されているのが「AI（人工知能）」の活用です。とくに、ChatGPTなどの生成AIは、行政書士業務の中でも“時短化”と“業務の質の向上”に貢献しはじめています。
本記事では、福井での実例を交えながら、AIを使った在留資格更新の時短術を、申請取次行政書士の視点で詳しく解説します。
■ 在留資格更新におけるよくある課題とは？
まず、多くの外国人や企業が抱える共通の悩みが「準備に時間がかかる」「何を書けばいいかわからない」といった点です。
書類の準備と確認に時間がかかる
在留資格更新には、下記のような資料が必要となります：
- 雇用契約書
- 給与台帳
- 納税証明書
- 雇用理由書
- 在職証明書
- 会社案内や就業内容説明書
これらを一つずつ揃え、正確に記載し、申請書と整合性を取るのは手間のかかる作業です。
入管提出前の不備・修正で二度手間になるケースも
特に注意したいのは、理由書や会社説明など“定型化されていない文書”です。内容が曖昧だったり、情報が不足していると、入管からの問い合わせや追加書類の提出が必要になり、手続きが長引いてしまいます。
■ AIが変える在留資格更新業務の現場
こうした課題に対して、今注目されているのが、AIツールの導入です。中でも、ChatGPTなどの生成AIは、文章作成や業務整理において大きな効果を発揮しています。
ChatGPTなど生成AIの活用ポイントとは？
生成AIは、以下のような業務に活用できます：
- 雇用理由書や在職証明書のドラフト作成
- 書類説明文や案内文のテンプレート作成
- よくある質問の事前シミュレーション
- 書類のチェックリストの作成支援
あくまで“たたき台”として使うことで、ゼロから書き起こすよりも圧倒的に時間を短縮できます。
書類作成補助・案内文・理由書のたたき台作成
たとえば、「なぜ引き続きこの外国人を雇用するのか」を記載する雇用理由書。AIに簡単な情報を入力するだけで、読みやすく整った文章が数十秒で出力されます。
もちろん、そのまま提出することはできませんが、「書き出しの例文」や「構成の整理」など、相談者との打ち合わせにも活用できる“思考整理ツール”として重宝します。
■ AI活用実例
福井での業務の中でも、AIを取り入れることで大きく時間短縮できた例が増えています。
実際の更新申請での業務短縮例
ある企業では、多数の外国人従業員の在留更新が同時期に集中しました。
従来であれば、1件ずつ理由書を作成していたため、約2週間かかっていた作業を、ChatGPTによるたたき台の活用で、実質5日以内に完成させることができましたという例があるようです。
申請者の業務内容や雇用形態に応じて微調整は必要ですが、初期の文案作成が自動化されたことで、大幅な業務効率化が実現できるということになります。
外国人本人とのコミュニケーション補助にもAIが有効
また、外国人本人とのコミュニケーションにおいても、AIは効果を発揮します。
- 外国語での簡易翻訳
- 入管用語のやさしい言い換え
- 申請手順の説明文の作成
これにより、説明の手間を軽減しながらも、本人理解を深められるというメリットがあります。
■ AI活用の注意点と専門家の役割
誤情報や制度変更への対応には限界あり
AIは便利な一方で、以下のリスクにも注意が必要です：
- 制度の細かな改正に対応できないことがある
- 法的用語や要件を誤って記述する場合がある
- 本人や企業の事情に即した判断ができない
とくに、法令解釈や審査傾向など、実務上の“感覚”を要する部分は、AIだけでは対応できません。
最終確認・法的チェックは行政書士に依頼を
AIで作成した文書をそのまま使うことはできません。必ず、専門家である申請取次行政書士が内容を精査し、法的要件を満たしているか確認する必要があります。
AIは“業務の初期工程の時短”を可能にし、行政書士は“正確な申請と通過の確実性”を担保する――このように、役割分担を意識した運用が効果的です。
■ まとめと福井の申請取次行政書士によるサポート案内
AIの登場によって、在留資格の更新業務は新たな時代に入りつつあります。
✔ 書類作成にかかる時間を大幅に短縮
✔ 外国人本人との意思疎通の支援も可能
✔ 専門家の確認と組み合わせることで申請の質が向上
このように、「AI × 行政書士」のハイブリッドなサポート体制が、今後のスタンダードになっていくと考えられます。
■ 福井県内での在留資格更新サポート・AI導入支援について
当事務所では、AIを活用した書類作成支援を含め、福井県全域の企業・外国人の皆様に以下のサポートを提供しています：
- 在留資格更新の事前確認・書類作成・申請代行
- ChatGPT等の活用法アドバイス（社内体制構築支援）
- 外国人雇用に関する総合相談
【対応エリア】
福井市、越前市、鯖江市、坂井市、敦賀市、他 福井県内全域(土日祝、平日夜間限定）
「在留資格更新の作業が大変…」
「もっと効率的に進めたい…」
そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度ご相談ください。AIと専門家の力を組み合わせ、安心・迅速な手続きをお手伝いします。
