その物件管理、まだExcelとAccessに頼っていませんか
多くの管理会社や貸主の事務所では、いまだにMicrosoft のExcel、Accessや紙の台帳をベースにした物件管理が行われています。長年使い慣れた仕組みではありますが、そこには見過ごせないリスクが静かに積み重なっています。今回は、老朽化した管理データベースが抱える課題と、それを解決するために当事務所がご提案したい「アパート/マンション管理システム」についてご紹介します。
多くの管理業務が、いまだにExcelとAccessで動いている
賃貸物件の管理業務は、物件情報、部屋ごとの家賃や敷金礼金、入居者の契約内容、毎月の請求と入金、そして月次・年次の帳票作成など、扱う情報が多岐にわたります。これらを一つひとつExcelやAccessで管理している事務所は、決して珍しくありません。
Excel、Accessは表計算ソフトよりもデータベースらしい管理ができるため、一定規模の物件を抱える事務所で長年にわたって使われてきました。しかし、導入から何年、何十年と経過したExcel、Accessファイルは、当時の担当者しか仕組みを理解しておらず、いわば「ブラックボックス化」した状態のまま運用され続けているケースが少なくありません。画面のレイアウトを少し直したいだけでも、誰に相談すればよいか分からない、という声もよく耳にします。
老朽化した管理体制に潜む3つのリスク
こうした状況には、主に3つのリスクが潜んでいます。
一つ目は、属人化です。ファイルの保存場所や入力ルールを特定の担当者しか把握しておらず、異動や退職のたびに業務が滞ってしまう可能性があります。引き継ぎ資料が整っていない場合、後任の方がゼロから操作方法を推測しながら業務を進めることも珍しくありません。
二つ目は、バックアップの不安です。ファイルが事務所内の1台のパソコンにしか保存されていない場合、破損や誤操作によるデータの上書きが起きると、復旧の手立てがないまま重要な情報を失いかねません。「いつのデータまで戻せるか分からない」という状態は、日々の運用において大きな不安要素になります。
三つ目は、集計作業の負担です。毎月の請求・入金状況をExcelに転記し直して月報を作成している事務所も多く、そのたびに入力ミスや二重計上のリスクが発生します。年度末には年報の作成でさらに作業量が膨らみ、本来注力すべき入居者対応や物件の管理そのものに時間を割きにくくなってしまいます。
こうした課題は、日々の業務の中では気づきにくいものです。しかし、担当者の交代やトラブルが起きたときに、初めてその深刻さが表面化します。「そろそろ何とかしたい」と感じたタイミングこそ、見直しを検討する良い機会だといえるでしょう。
ブラウザだけで完結する、新しい管理システム
そこで開発したのが、ブラウザだけで物件管理の一連の業務を完結できる「アパート/マンション管理システム」です。特別なソフトのインストールや、専用サーバーの構築は必要ありません。パソコンからはもちろん、タブレットでも操作できるよう設計しています。
システムの中核となるのは、次の4つの機能です。
第一に、マスタ管理です。物件・部屋・入居者・管理会社といった基本情報を一元管理し、必要な情報をいつでもすぐに呼び出せるようにしています。部屋ごとの家賃や敷金礼金、入居者の契約日や退去日といった情報も、画面上で分かりやすく確認できます。
第二に、請求・入金管理です。個別の取引を記録できるだけでなく、毎月の家賃請求のように多くの入居者へ同じ内容を一括で請求する機能も備えています。入金状況に応じて「入金済」「一部入金」「未収」が自動で表示されるため、未収金の把握にも役立ちます。
第三に、各種帳票です。空室状況、入居者ごとの残高照会、月報、年報、敷金残高といった、日々の運用に欠かせないレポートをワンクリックで確認できます。これまで手作業で集計していた数字が、入力されたデータから自動で算出されます。
第四に、Excel、Accessデータの移行機能です。長年使ってきたExcel、AccessのデータをCSV形式で書き出せば、システム側で取り込み、そのまま活用できます。入力し直す手間がないため、乗り換えのハードルを大きく下げています。
移行のハードルを、できるだけ低くする工夫
システムを乗り換えるにあたって、多くの方が気にされるのが「移行にどれくらい時間がかかるのか」という点です。この点についても、できる限り負担が少なくなるよう設計しています。
ご相談から本稼働までの流れは、おおむね次のとおりです。まず無料相談・ヒアリングで、現在の管理方法やお困りごとをお伺いします。次に、既存データの移行可否や必要なカスタマイズの有無を診断し、最適な顧問コースと概算のスケジュールをご提示します。内容にご納得いただけましたら顧問契約を締結し、契約手続きが完了次第、最短即日でシステムへのログインをご案内します。既存のExcel、Accessデータの移行や初期設定は、システムのご利用を開始しながら並行して進めることが可能です。つまり、データがすべて整うのを待ってから使い始めるのではなく、使いながら整えていくという進め方ができます。操作研修についても、実際の画面を操作しながら日常業務の流れに沿ってご説明しますので、パソコン操作に不慣れな方でも安心してご利用いただけます。ご利用開始と同時にサポートも始まっており、データ移行や研修が完了した時点で本格運用へと移行する、という流れです。
実際の画面でできること――ある1日の流れを例に
たとえば、複数の物件を管理している事務所の担当者が、月初にこのシステムを使う場面を想像してみてください。まずダッシュボード画面を開くと、入居率や当月の請求・入金状況、未収金の合計が一目で確認できます。次に「一括請求」の画面で、対象となる入居者にチェックを入れ、勘定科目と請求日を指定するだけで、複数件の家賃請求データがまとめて作成されます。入金があった際は「請求・入金入力」画面から金額を記録すれば、状態は自動的に「入金済」に切り替わります。
月末には「各種帳票」から月報を開き、勘定科目別の請求・入金の集計をそのまま確認できます。これまでExcelで手作業により転記・集計していた作業が、システム上のクリック操作だけで完了します。空室状況や敷金残高についても、同じ画面から随時チェックできるため、複数の管理表を行き来する必要がありません。
よくいただくご質問
今使っているExcel、Accessのデータはそのまま使えますか。
物件・部屋・入居者・取引履歴などの情報をCSV形式で書き出していただければ、システム側でそのまま取り込むことができます。移行作業自体を代行することも可能です。
パソコンの操作に自信がなくても大丈夫でしょうか。
操作研修では実際の画面を操作しながら、日常業務の流れに沿ってご説明します。本稼働後も一定期間サポートが付いていますので、操作でつまずいた際にはご相談いただけます。
利用料が無償というのは、具体的にどういう意味でしょうか。
当事務所と顧問契約を締結いただいている、または使用を許諾したお客様には、ご契約中のコースの範囲内でシステムの利用料をいただかない、という仕組みです。データ量や利用範囲がコースの想定を大きく超える場合には、別途ご相談させていただくことがあります。
行政書士がシステムを提供する理由
このシステムは、行政書士中川まさあき事務所が開発・提供しています。「なぜ行政書士がシステムを?」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
物件管理には、契約書類の作成や各種許認可申請、相続に伴う名義変更など、行政書士が本来扱う業務と密接に関わる場面が数多くあります。データ移行や運用ルールの整備までを一つの窓口でご相談いただけるようにすることで、制度面と実務面の両方から無理のない進め方をご提案できると考え、システムの開発・提供に取り組んでいます。
顧問コースのご案内 当事務所の顧問契約等をご契約先には、システムの利用料を原則無償でご提供しています。
もちろん、許認可の申請取次や相続に関するご相談についても、システム導入の有無にかかわらず随時対応しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
なお、今回ご紹介したアパート/マンション管理システムは、当事務所が手がける業務システム開発の一例です。物件管理以外にも、それぞれの現場の業務フローに合わせたシステムを新たに設計・開発することも承っています。既製のパッケージソフトでは対応しきれない、細かなご要望がある場合もぜひご相談ください。
データの保存について
システムに入力されたデータは、ご利用のブラウザ環境に自動で保存される仕組みになっています。あわせて、現在のデータをファイルとして書き出し、手元に保管しておく機能もご用意していますので、定期的なバックアップも簡単に行っていただけます。長年Excel、Accessでの運用に不安を感じてこられた方にとって、「今のデータがどこにあるか分からなくなる」という状況を避けられる点は、大きな安心材料になるはずです。
こんな事務所・管理会社におすすめです
最後に、次のようなお悩みをお持ちの方には、特にこのシステムが役立つはずです。担当者の異動や退職のたびに管理業務が止まりかねない、データのバックアップに不安を感じている、毎月の帳票作成に時間を取られている、契約書とデータベースの情報が一致しているか確認するのに手間がかかる。これらのいずれかに心当たりがある場合は、一度お気軽にご相談ください。
まとめ
Excel、Accessや紙の台帳による管理は、これまで多くの事務所を支えてきた仕組みですが、担当者の異動やデータ量の増加とともに、少しずつ限界が見え始めているのも事実です。無理のない範囲で、少しずつでもデジタル化を進めておくことが、将来の業務負担を軽くすることにつながります。一度にすべてを切り替える必要はなく、システムを使いながらデータを整えていく、という進め方ができる点も、日々の業務を止めずに移行を進められる理由の一つです。
まずは現在の管理方法や物件数についてお聞かせください。オンライン・訪問いずれの形式でも、無料相談を承っております。データ移行の可否や概算のスケジュールについても、ご相談の中で具体的にご案内いたします。
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