毎日の事務作業を、もっと簡単に、もっと効率よくしませんか？
高価なシステムを導入する前に、まずは現在の仕事の進め方を見直すことから始めます。 中小企業や小規模事業者の実情に合わせた、無理のない業務改善をご提案します。
毎日の仕事の中に、こんなお悩みはありませんか？
会社の中では、毎日さまざまな事務作業が行われています。 見積書や請求書の作成、売上や仕入れの入力、顧客情報の管理、 日報の集計、勤怠管理、在庫確認、各種申請書類の作成など、 どれも会社を運営するためには欠かせない仕事です。
しかし、長年同じ方法で仕事を続けていると、いつの間にか 「本来は必要のない作業」や「もっと簡単にできる作業」が 増えていることがあります。
- 同じ内容を複数の帳簿やExcelファイルに入力している
- 毎月、同じ集計や転記作業に多くの時間がかかっている
- 手書きの書類や紙の台帳が多く残っている
- Excelファイルが増えすぎて、どれが最新か分からない
- 入力ミスや転記漏れがたびたび発生している
- 特定の担当者しか分からない仕事がある
- 担当者が休むと業務が止まってしまう
- 人手が足りず、事務作業が後回しになっている
- システムを導入したいが、何を選べばよいか分からない
一つひとつは小さな手間でも、毎日、毎週、毎月と繰り返すことで、 大きな時間の損失になります。 また、複雑な業務や分かりにくい仕組みは、担当者の負担を増やし、 入力ミスや確認漏れの原因にもなります。
業務改善とは、高価なシステムを導入することではありません
「業務改善」や「デジタル化」と聞くと、高額なシステムを導入したり、 会社の仕事の進め方を一度に大きく変えたりすることを想像されるかもしれません。
しかし、小規模な会社や事業所では、大がかりなシステムが 必ずしも必要とは限りません。 高機能なシステムを導入しても、実際の業務に合っていなければ、 操作が複雑になり、かえって仕事が増えてしまうこともあります。
大切なのは、最初からシステムを選ぶことではなく、 現在の業務がどのような流れで行われているのかを確認し、 どこに手間や重複、無駄があるのかを整理することです。
そのうえで、Excelの使い方を少し変更するだけで改善できるのか、 Accessなどを活用してデータを一元管理した方がよいのか、 既存のクラウドサービスを利用した方がよいのか、 あるいは新しい仕組みを作る必要があるのかを検討します。
今あるパソコンやソフト、これまで蓄積してきたデータをできるだけ活かしながら、 現場で無理なく使い続けられる方法を考えることが、私の業務改善支援の基本です。
まずは、現在の仕事を丁寧にお聞きします
業務改善を行うためには、現場の仕事を理解することが欠かせません。 そのため、最初に現在の業務について丁寧にお話を伺います。
どのような書類を作成しているのか、誰がどの仕事を担当しているのか、 どの部分に時間がかかっているのか、どのようなミスが発生しやすいのかなどを、 実際の帳票やExcelファイルを確認しながら整理します。
この段階では、専門的な言葉を使ってご説明いただく必要はありません。 普段行っている仕事を、いつもの順番で教えていただければ十分です。
「昔からこのやり方だから」 「担当者に任せているので詳しく分からない」 「何が問題なのか自分たちでも整理できていない」 という場合でも問題ありません。
お話を伺いながら、業務の流れや課題を一緒に整理し、 改善できる可能性がある部分を見つけていきます。
ご提案する主な業務改善の内容
1．重複入力や転記作業の削減
同じ情報を複数のExcelファイルや台帳に入力している場合、 入力する場所をまとめたり、データを連携させたりすることで、 作業時間と入力ミスを減らせる可能性があります。
2．集計作業や定型書類の自動化
毎月同じ方法で作成している集計表や報告書は、 Excelの関数、マクロ、Accessなどを活用することで、 ボタン操作や簡単な入力だけで作成できる場合があります。
3．情報の一元管理
顧客情報、取引情報、在庫情報、従業員情報などが 複数のファイルに分かれている場合は、 一つの仕組みにまとめることで、検索や確認がしやすくなります。
4．担当者しか分からない業務の見直し
業務の手順や判断基準を整理し、誰でも確認できる状態にすることで、 担当者の休暇や退職によって業務が止まるリスクを減らします。
5．既存ソフトやクラウドサービスの活用
新たにシステムを開発しなくても、現在利用している会計ソフトや 販売管理ソフト、一般的なクラウドサービスの設定を見直すことで、 業務が改善できる場合があります。
ご相談から納品までの流れ
① 初回面談・ヒアリング
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② 業務改善のお申込み・着手金のお支払い
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③ 現状分析・課題の整理・改善方法の検証
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④ 改善内容のご提案
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⑤ 必要に応じたシステム開発・設定
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⑥ 納品・動作確認・操作説明
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⑦ 残金のお支払い
初回面談では、現在のお困りごとや改善したい業務についてお聞きします。 お申込み後、必要な資料やデータをご提供いただき、 現状の業務を分析します。
分析結果をもとに、改善方法やシステム化の内容をご説明し、 ご理解をいただいたうえで開発や設定を進めます。 完成後は実際の業務で使用できることを確認し、操作方法をご説明して納品します。
標準的な業務改善パックの料金
標準的な現状分析・改善提案・システム開発・納品をまでのご提案例は下記の通りです。
100,000円（税込）
お申込み時の着手金：50,000円（税込）
納品時の残金：50,000円（税込）
一度に全額をお支払いいただくのではなく、 お申込み時に着手金として5万円をお支払いいただき、 納品完了後に残金5万円をお支払いいただく形です。
着手金のご入金確認後、現状分析、課題整理、 改善方法の検証などの業務を開始します。
※大規模なシステム開発、複数部門にまたがる業務改善、 外部システムとの特殊な連携、追加機能の開発などが必要な場合は、 内容を確認したうえで事前に別途お見積りします。 ご説明なく追加料金をご請求することはありません。
業務改善によって期待できる効果
業務改善による効果は、単に作業時間を短くすることだけではありません。 ミスや手戻りが減ることで、従業員の負担やストレスの軽減にもつながります。
- 毎日、毎月の定型作業にかかる時間を短縮できる
- 二重入力や転記作業を減らし、入力ミスを防げる
- 必要な情報をすぐに検索・確認できるようになる
- 業務の進め方が整理され、引き継ぎがしやすくなる
- 特定の担当者に仕事が集中する状態を改善できる
- 従業員が本来取り組むべき仕事に時間を使える
- 人手不足に備え、少人数でも仕事を回しやすくなる
例えば、毎日30分かかっている作業を10分に短縮できれば、 1日20分、月20日で約6時間40分の削減になります。 複数の従業員が同じ作業を行っている場合や、 毎月何時間もかかる集計作業がある場合は、 年間ではさらに大きな時間になります。
削減できた時間を、お客様への対応、営業活動、 商品やサービスの改善、従業員教育などに使うことができれば、 業務改善は単なる事務作業の効率化にとどまらず、 会社の成長を支える取り組みになります。
改善が難しい場合も、正直にお伝えします
すべての業務がシステム化できるわけではありません。 また、システムを作るよりも、現在の仕事の手順を見直すだけで 十分に改善できる場合もあります。
開発にかかる手間や費用に対して、得られる効果が小さい場合には、 無理にシステム化をおすすめすることはありません。
現状を確認した結果、改善が難しい場合や、 別の方法を選んだ方がよいと判断した場合には、 その理由も含めて正直にご説明します。
システムを作ること自体が目的ではありません。 現場で実際に使う方が無理なく使えて、 仕事の負担が軽くなることが最も大切だと考えています。
まずは、現在のお困りごとをお聞かせください
「この作業をもう少し簡単にできないだろうか」 「Excelでの管理に限界を感じている」 「担当者しか分からない仕事を何とかしたい」 と感じておられましたら、まずは一度、現在の状況をお聞かせください。
何を改善すればよいのか、まだ明確になっていなくても構いません。 日頃のお仕事の流れを伺いながら、課題を一緒に整理します。
高額なシステムを売ることではなく、 今ある環境を活かしながら、会社に合った現実的な方法を考えること。 そして、導入して終わりではなく、実際に使える状態まで責任を持って支援すること。
毎日の小さな手間を一つずつ減らし、 本来の仕事に集中できる環境を一緒につくっていきましょう。
