近年、サービスの質や業務の改善において「顧客の声」を活かすことの重要性が高まっています。特に不動産業務や行政手続の現場では、依頼者や利用者からのフィードバックが、サービス向上に直結する大切なヒントになります。しかしながら、集めた声をどう整理・活用するかに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで注目されているのが、AIツール「ChatGPT」の活用です。テキストベースのデータを迅速に要約・分析し、レポート化することで、業務の効率化とサービス改善の両立が可能になります。
「顧客の声」を可視化する重要性とは
顧客満足度が業務改善に与える影響
顧客の声は、単なる感想や意見にとどまらず、事業者にとっての「改善のヒント」の宝庫です。小さな不満やちょっとした感謝の言葉が、業務の見直しや新たなサービス展開につながるケースも少なくありません。
顧客フィードバック活用の基本的な考え方
重要なのは「聞くだけで終わらせない」こと。集めた声を客観的に分析し、再現性のある形で現場に反映させていく仕組みづくりが求められます。そのためには、時間と手間のかかる「声の整理」を効率化することが鍵になります。
ChatGPTを活用した顧客の声レポート作成の流れ
アンケート・レビューなどのテキストデータを収集する
まずは、アンケート結果や口コミ、メールの感想など、顧客から得たテキスト情報を集めます。形式は自由で、簡単なメモや自由記述欄の内容でも構いません。
ChatGPTで要約・分析する手順とポイント
収集したテキストをChatGPTに入力し、「共通する意見は？」「改善点は？」「ポジティブな声とネガティブな声を分類して」など、具体的な問いかけをすることで、整理されたアウトプットが得られます。
専門職の視点で見る「実務に役立つレポート」の条件
特に不動産や行政手続の現場では、「現場に即した情報」に落とし込むことが求められます。抽象的な内容を避け、手続きの流れ、接客対応、書類説明など、具体的な改善点を明確にすることが有効です。
ChatGPT活用の具体的な応用シーン
サービス説明や業務改善への反映
例えば、手続きのわかりにくさに関する声が多ければ、案内資料の改訂や事前説明の見直しにつなげられます。接客への評価が見られれば、スタッフ教育や対応マニュアルの改善に活用できます。
社内共有・報告書としての活用方法
ChatGPTで生成した要約レポートは、そのまま社内会議資料や上司への報告書としても活用可能です。形式ばらず、ポイントを押さえた内容にすることで、意思決定もスムーズになります。
ChatGPT利用時の注意点とリスク管理
個人情報保護とAI活用のガイドライン
顧客の声には個人情報が含まれる場合があるため、匿名化や不要な情報の削除が必要です。また、AIを業務に活用する際には、社内でのガイドライン整備も重要です。
特定行政書士の視点から見た法的配慮とリスク対策
行政文書や顧客記録の取り扱いには、法的な制限や守秘義務が伴います。特定行政書士として、こうしたリスクを認識し、AI活用とのバランスをとる姿勢が求められます。
まとめと結論（導入の第一歩として）
顧客の声を可視化し、業務改善に活かす取り組みは、あらゆる業種において有効です。ChatGPTを上手に活用することで、これまで見落としていたニーズに気づくことも可能になります。まずは小さなところから、AIを取り入れた「顧客視点の業務改善」を始めてみてはいかがでしょうか。
特定行政書士・宅建士に相談する理由とお問い合わせ情報（福井エリア対応）
AIツールの導入や顧客対応の見直しを検討されている方は、ぜひ専門家にご相談ください。福井エリアを中心に、不動産・行政手続きの両面からサポートできる特定行政書士・宅建士として、お客様の業務改善をしっかりと支援いたします。お問い合わせはお気軽にどうぞ。
行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）
