業務が多忙な中、社内イベントの案内文作成に時間を取られていませんか？福井の行政書士事務所など、小規模ながらも組織内での連携を大切にする現場では、案内文の作成も重要な業務の一部です。そんな中、AIツール「ChatGPT」を活用することで、簡潔かつわかりやすい案内文を短時間で作成できるようになっています。

本記事では、特定行政書士の視点から、ChatGPTを使って社内イベント案内文を作成するための方法とポイントを解説します。

ChatGPTとは？行政書士業務にどう活かせるのか

テキスト生成AIの基本と特徴

ChatGPTは、OpenAIが開発した文章生成AIです。与えられたテーマや目的に応じて、自然な日本語で文章を出力してくれるため、ビジネス文書の作成にも活用されています。

特定行政書士のように、文章の正確さや伝わりやすさが求められる職業にとって、ChatGPTは効率化と品質向上を両立できるツールです。社内イベント案内文も、条件を入力するだけで、丁寧かつ柔らかい文面を自動で提案してくれます。

ChatGPTで社内イベント案内文を作る手順

入力するべき情報と指示の出し方（目的・日時・対象など）

ChatGPTを活用する際は、以下のような情報を入力すると精度の高い案内文が得られます：

• イベントの目的（例：懇親会、勉強会、報告会など）
• 開催日時・場所
• 参加対象者（全社員、一部部署など）
• 申込期限や返信方法
• 案内文のトーン（フォーマル、カジュアルなど）

例えば、「次のような案内文を社内向けに作成してください」と指示し、上記の情報を添えるだけで、数十秒で案内文が生成されます。

ChatGPTを活用するメリットと注意点

内容確認の重要性と表現の柔らかさの調整

ChatGPTの活用には多くの利点があります。たとえば：

• 文面作成の時間短縮
• 文章表現の幅が広がる
• 複数パターンの文案を簡単に生成できる

一方で、AIが生成する文章には、誤った情報や過剰な表現が含まれる可能性もあるため、最終的には人間の目でチェックすることが欠かせません。また、福井など地域密着型の職場では、形式ばらず親しみやすい表現を選ぶなどの調整も必要です。

福井の行政書士事務所でChatGPTを導入する意義

地域密着型の情報発信にAIを取り入れる意味

福井県をはじめとする北陸エリアでは、地域との信頼関係を大切にした運営が重視されています。こうした地域性の中で、AIツールを導入することは単なる効率化だけでなく、情報伝達の質を高め、関係性を円滑に保つための手段にもなり得ます。

行政書士事務所でも、所内のコミュニケーションや業務連絡において、スピーディーかつ丁寧な対応が求められます。ChatGPTはそのニーズに応える強力なツールです。

まとめと結論（福井でAIを活用した業務効率化を目指すには）

ChatGPTを活用することで、社内イベントの案内文作成は誰でも簡単に、かつ質の高い内容で仕上げることができます。福井の行政書士事務所のように、少人数かつ多忙な業務体制の中でも、こうしたAIツールを上手に取り入れることで、日々の業務をよりスムーズに行うことが可能になります。

AIにすべてを任せるのではなく、「使いこなす」ことが、今後の業務改善において大きな鍵となるでしょう。

特定行政書士へのご相談とお問い合わせ案内

ChatGPTの導入や活用方法について詳しく知りたい方、自社業務への応用方法に不安がある方は、特定行政書士としての知見からサポートいたします。文案作成だけでなく、導入相談、業務改善提案まで、お気軽にご相談ください。

行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）