ChatGPTで営業日報を効率化する方法｜現場目線での活用ポイント
ChatGPTで営業日報を効率化する方法｜現場目線での実践ポイント
営業活動が終わった後に作成する「営業日報」。 業務の振り返りや情報共有に欠かせない一方で、
「時間がかかる」「正直、後回しにしがち」
そんな声を多く耳にします。
限られた人員と時間の中で業務を回す中小企業や個人事業者にとって、 日々の事務作業をどう効率化するかは、経営そのものに直結するテーマです。
今回は、話題の生成AI「ChatGPT」を使って、 営業日報を無理なく・実務的に効率化する方法について、 現場での支援経験を踏まえながら解説します。
営業日報が「負担」になりやすい理由
多くの現場で、営業日報は次のような流れで作成されています。
- 一日の訪問・電話内容を思い出しながら手書き、またはPC入力
- 漏れがないか確認しつつ文章を整える
- 気づけば終業後に作業がずれ込む
丁寧に書こうとするほど時間がかかり、 結果として「簡略化しすぎて記録として使いにくい」 あるいは「形だけの日報になってしまう」 そんな悩みも少なくありません。
ChatGPTを使った営業日報要約の基本的な考え方
ChatGPTは、入力した文章をもとに、 要約や文章整理をしてくれる対話型AIです。
営業日報での使い方は、とてもシンプルです。
- 営業活動のメモ（箇条書きでOK）を用意する
- ChatGPTに「日報用にまとめてほしい」と依頼する
- 出てきた文章を確認・微調整して完成
「ゼロから文章を書く」のではなく、 素材整理と文章化をAIに任せる この発想がポイントです。
そのまま使えるプロンプト（指示文）の例
例えば、次のような指示が実務では使いやすいです。
以下の営業メモをもとに、 300文字以内で営業日報として要約してください。 【営業メモ】 ・午前：取引先訪問。新サービスに関心あり。 ・午後：別の取引先と電話対応。見積内容を説明。 ・次回アクション：資料作成と再訪予定。
プロンプトは難しく考える必要はありません。 「誰に・何を・どのくらいの分量で」 これが伝われば十分です。
実務で使う際の注意点（とても大切です）
① 情報の扱いには必ず配慮する
ChatGPTはクラウド上のサービスです。 そのため、次の点は必ず意識してください。
- 顧客名や個人名は仮名・記号に置き換える
- 金額・契約条件などの重要情報は入力しない
- 最終的な内容確認は必ず人の目で行う
② 「判断」や「責任」はAIに任せない
AIはあくまで補助ツールです。 内容の正確性や表現の適否については、 使う側が責任を持つ必要があります。
特に、社外提出文書や公式記録に転用する場合は、 そのまま使わず、必ず確認・修正を行いましょう。
営業日報以外にも広がる活用の可能性
ChatGPTは、日報以外にも次のような業務で活用できます。
- 会議メモ・議事録の要約
- 業務報告書の下書き
- 顧客対応メールの文案作成
- 社内向け説明資料のたたき台
「完璧な文章を作らせる」のではなく、 考える時間・整える時間を短縮する その位置づけで使うと、非常に相性が良いと感じます。
まとめ：無理なく、小さく試すのがコツ
営業日報は地味ですが、 積み重ねることで業務改善や営業力強化につながる重要な記録です。
ChatGPTを使えば、 「書く負担」を減らしながら、 「使える記録」を残すことができます。
まずは一部の業務、 あるいは個人レベルから試してみる。 そこから自分なりの使い方を見つけていくことをおすすめします。
業務効率化やAI活用でお悩みの方へ
AIやデジタルツールは、 導入そのものより「どう使うか」が重要です。
現場の実情や業務内容を無視した効率化は、 かえって負担を増やすこともあります。
「自分の仕事にはどう使えるのか」 「どこまで任せて、どこを人が見るべきか」 そんな視点で一緒に整理したい方は、 お気軽にご相談ください。
無理のない形で、 続けられる業務改善を一緒に考えていきましょう。（土日祝日、平日夜間対応）
