【議事録作成に時間がかかる…そんな悩みを抱える福井のビジネス現場へ】
福井県内の企業や士業事務所では、会議や打ち合わせのたびに発生する「議事録作成」が大きな業務負担になっているケースが少なくありません。手書きメモをもとに一からまとめ直す手間、抜け漏れのチェック、共有資料としての体裁整備…。特に中小企業や士業事務所では、限られた人員でこれらをこなす必要があり、効率化が強く求められています。
そんな中、Googleが提供するAIノートツール「NotebookLM」が注目を集めています。リアルタイムで会議内容を記録し、後からの検索や要約も簡単。今回は、福井県で活動する特定行政書士・申請取次行政書士の立場から、NotebookLMの活用法とその実務的なメリットを詳しくご紹介します。以前のブログ記事では、グーグルのボイスインを使って文字おこしの方法を紹介しましたが、今回は別の角度からのご紹介となります。
注目されるNotebookLMとは？
NotebookLMの基本機能とリアルタイム議事録の特徴
NotebookLMは、Googleが開発したAI搭載のノートツールです。最大の特徴は、リアルタイムで音声や文字入力を元に議事録を自動生成できる点にあります。さらに、関連資料との連携、メモの整理、要点の抽出、検索機能まで搭載しており、会議中から情報整理が進む優れものです。
福井の業務現場で利用が広がる理由
福井県では中小企業や士業事務所が多く、人手不足や業務の属人化といった課題を抱えています。NotebookLMは、そうした現場で即効性のある業務効率化ツールとして導入が進んでいます。コストが抑えられ、使い方もシンプルなため、ITに詳しくない方でも安心して使える点も評価されています。
NotebookLMで実現する議事録作成の効率化
【H3: 会議中のリアルタイム入力と整理機能】
NotebookLMは、音声認識やリアルタイムメモ機能によって、発言をほぼ即時にテキスト化。話の流れを見失わずに記録できるため、後から「誰が何を言ったか」「決定事項は何か」を正確に把握できます。また、タグ付けや分類機能もあり、複数の会議内容を一元管理することも容易です。
特定行政書士の視点で見る実務への応用例
特定行政書士は、官公署への書類作成や許認可申請など、法的な正確さが求められる業務が中心です。そのため、依頼者との打ち合わせ内容を正確に記録・保存しておくことは非常に重要です。NotebookLMを使えば、打ち合わせ後すぐに議事録が完成し、申請書類の作成にもスムーズに反映できます。
NotebookLMを活用したケーススタディ
特定行政書士・申請取次行政書士の業務での使用例
NotebookLMを使って在留資格関連の申請に関する打ち合わせ内容を記録。依頼者の国籍や在留履歴、就労先情報などを正確に聞き取り、即座に記録できることで、申請書作成までの時間が従来の半分以下に短縮することが期待できます。
導入前と導入後の業務時間の比較
導入前は、手書きメモから議事録に起こす作業に1回あたり1～2時間かかっていたところ、NotebookLM導入後は15分程度で完了。業務全体の効率が大幅に向上し、他の業務に時間を回せるようになることが期待できます。
NotebookLM活用時の注意点と対策
セキュリティ対策や誤記防止の工夫
AIツールを使う際に気になるのが、情報漏えいや誤認識です。NotebookLMでは、クラウド上でのデータ管理が基本となるため、Googleアカウントのセキュリティ設定（2段階認証など）は必須です。また、音声認識による誤記には、打ち合わせ後の確認作業が重要になります。録音データとテキストを照らし合わせながら、正確な記録に仕上げましょう。
よくある質問とその解決法（行政書士の視点から）
Q: NotebookLMは法的文書にも使えますか？
A: 会話の記録や事実関係の整理には非常に有効ですが、最終的な法的文書は必ず行政書士や弁護士が確認する必要があります。
- Q: クライアントの個人情報を入れても大丈夫ですか？
A: Googleのプライバシーポリシーを確認しつつ、必要に応じてデータの匿名化やオフラインでの一時保存などの対策を取りましょう。
NotebookLMは北陸・福井の中小企業にもおすすめ
周辺地域（石川・富山）での導入例や対応可能性
都市部のみならず、福井県・石川県・富山県でもNotebookLMの導入が進んでいくと考えられます。特に士業、建設業、医療・福祉業界では「打ち合わせの見える化」によりミスやクレームを減らす効果が期待されており、北陸全域でも注目されはじめているようです。
まとめと結論（福井で議事録作成に悩む方へ）
NotebookLMは、議事録作成に悩む福井の事業者や士業の強力な味方です。リアルタイムでの情報整理、要点の抽出、クラウド管理など、多くの機能を備えており、業務効率の向上が確実に見込めます。特定行政書士としても、実務での導入効果を実感しています。議事録作成に課題を感じている方は、ぜひ導入を検討してみてください。
特定行政書士に相談するメリットとお問い合わせ（福井・北陸エリア対応）
NotebookLMの導入や活用法について、さらに詳しい情報が知りたい方は、行政書士までご相談ください。申請取次行政書士としても、外国人の在留資格申請や企業との契約書作成など、多様なシーンでの活用をサポートしています。福井県内および北陸全域に対応可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）
