■AIと行政実務の融合が進む背景
近年、行政手続きや書類作成においてもAI（人工知能）の活用が進みつつあります。特に、ChatGPTのような対話型AIは、文書の構成提案や情報整理において力を発揮し、行政書士の実務にも新たな選択肢をもたらしています。
今回は、福井で活動する特定行政書士・申請取次行政書士の立場から、ChatGPTを活用して「就労資格証明書」を効率的に作成する方法と、その注意点について詳しく解説します。
■就労資格証明書とは？基本と役割の確認
外国人雇用における重要性と企業のニーズ
就労資格証明書とは、外国人が現在の在留資格で従事可能な業務内容を確認し、適法に就労していることを証明する書類です。企業が外国人労働者を採用する際、在留資格と業務内容の適合性を証明するために重要な書類であり、行政指導や更新申請の場面でも活用されます。
申請取次行政書士の視点から見た作成のポイント
この証明書は、単なる書式記入ではなく、在留資格の要件に適合する業務内容の把握と、事実に基づいた正確な記述が求められます。申請取次行政書士としては、企業の事業内容と外国人の職務内容を精査し、法令に即した書類を作成することが責務です。
■ChatGPTで就労資格証明書を作成するメリット
文書構成の提案や文章表現の効率化
ChatGPTは、所定の条件に基づいて自然な日本語で文書を生成できるため、証明書に記載する業務内容や職務の説明文の下書きをスピーディに作成できます。事前に業種や職種を入力すれば、業務内容のテンプレート文も簡単に得られます。
法令に準拠した記載例の生成支援
AIは、過去の公開事例や標準的な記載例をもとに、法令に基づいた表現を提示できます。たとえば、「技術・人文知識・国際業務」の範囲内で許容される業務内容を、分かりやすく記述するための文例を複数提案することも可能です。
多言語サポートでの補助的活用
企業や外国人本人への説明用として、ChatGPTの多言語機能を活用することで、日本語の文書を英語や中国語などに自動翻訳することも可能です。正確性の担保には注意が必要ですが、初期段階のコミュニケーションには有効です。
■実際の活用ステップ｜ChatGPTで作成を支援する方法
必要な入力情報の整理とテンプレート活用
まずは、以下の情報を整理します。
- 外国人の在留資格
- 所属企業の業種・事業内容
- 外国人が従事する予定の業務内容
- 過去の在留履歴や就労実績（該当する場合）
これらをテンプレート形式でまとめ、ChatGPTにプロンプトとして入力します。
例：
「外国人従業員が『技術・人文知識・国際業務』の在留資格で、製造業の企業で通訳・翻訳業務に従事する予定です。就労資格証明書に記載する業務内容を、日本語で300字程度の自然な文章にしてください。」
プロンプト設計と出力内容のチェック
ChatGPTの出力は一つの参考案に過ぎません。入力の精度とプロンプトの設計が重要であり、「誰が」「何を」「どこで」「どのように」行うかを明確に伝えることで、より精度の高い文章が得られます。
生成された文面は、行政書士の視点で「表現に誤りがないか」「法的に問題ないか」「企業の実態と齟齬がないか」を必ずチェックしましょう。
専門家による最終確認の必要性
AIの生成文には、一見自然でも誤解を生む表現や曖昧な用語が含まれることがあります。したがって、ChatGPTで生成された草案をそのまま使うのではなく、行政書士として法的観点から最終確認を行い、必要に応じて修正を加えることが重要です。
■一般的な事例に見る活用シーンと注意点
実務で活きるAI活用のパターン
- 顧問先企業からの「就労資格証明書を急ぎで作成してほしい」という依頼に対し、ChatGPTで草案を迅速に生成し、内容確認に集中できた。
- 外国人からの職務内容のヒアリングが曖昧だった際、ChatGPTの質問リスト機能で聞き取り項目を自動生成して精度を高めた。
このように、実務をサポートするツールとして非常に有用です。
過信は禁物！行政文書に必要な人の判断
ただし、AIはあくまで「補助ツール」であり、法的判断や最終責任を担うのは人です。特に、虚偽記載や過剰な表現が含まれると、在留資格の更新や変更が不許可となるリスクがあります。必ず「人の目」「専門知識」で確認することが肝要です。
■まとめと福井の行政実務への提案
福井県内でも外国人雇用が増加傾向にある中、行政書士の役割も進化を求められています。ChatGPTのようなAIツールを活用することで、書類作成のスピードと正確性を向上させ、より多くの企業・外国人の支援が可能になります。
今後は、行政手続きの電子化と連動して、AIツールの活用がますます進むことが予想されます。福井の行政実務においても、地域の特性を踏まえたAI導入が重要です。
■ChatGPT＋行政書士の活用で生まれる新しい価値
最終的に、AIの力を最大限に活かすには、それを活用する「人の知恵」が欠かせません。ChatGPTを活用することで、単なる効率化にとどまらず、行政書士が本来果たすべき「信頼される専門家」としての価値を高めることができるでしょう。
外国人雇用に関する手続きでお困りの企業の方は、ぜひAIに精通した申請取次行政書士にご相談ください。
行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）
