こんにちは。福井県で行政書士をしている中川です。少し自己紹介をすると、私は若い頃、バンドマンとして当時福井市駅前にあったスタジオへ練習に行く日々をおくっていました。今では、特定行政書士として日々勉強に励んでいますが、あの頃の経験が意外にも今の仕事に活きています。
さて、今回は「AIを活用した議事録作成」についてお話します。特定行政書士・申請取次行政書士、そして宅建士としての視点から、どのようにAIが日々の業務を効率化してくれるのかを、わかりやすくご紹介します。
福井県での議事録作成における課題とAIの可能性
地方である福井県では、行政や中小企業、各種団体の会議・打ち合わせが頻繁に行われています。これらの議事録作成は非常に手間がかかり、手作業での文字起こしは時間も体力も奪います。
特に行政書士の業務では、クライアントとの面談内容や重要な会議内容を記録する必要があります。ミスが許されない文書作成の中で、正確性とスピードが求められます。
そこで登場するのがAIの文字起こしツール。音声データを自動でテキスト化し、文脈を理解して整形してくれるAIは、これまで1時間かかっていた作業を数分に短縮してくれます。
特定行政書士が解説する！AI議事録作成の活用方法
行政書士の業務では、官公署とのやり取りや申請書類の作成、契約書のチェックなど、書類に関する業務が膨大です。特定行政書士の場合、法律に基づく代理業務を行うこともあり、正確な記録が求められます。
私が使用しているAI議事録ツールは、会議や打ち合わせの音声をリアルタイムで録音し、自動で議事録を作成してくれます。AIが文脈を学習しているので、固有名詞や業界用語にも対応できる点が便利です。
申請取次行政書士としての在留資格相談や、宅建士としての契約説明の際にも、AIを活用することで記録ミスを防ぎ、説明に集中することが可能になることが期待されます。
音声ファイルをアップロードする方法か、自動でテキスト化するかの違い
AI議事録といっても基本は、両者とも同じこと（音声データのテキスト化）をすることになりますが、シーンによる使い分けが生じることになります。場所、使えるアイテム、人数、時間、有料版・無料版など。
ステップ1：会議の録音環境を整える
まず重要なのは、音声の録音環境です。会議の音がクリアに拾えるよう、スマートフォンの録音アプリやICレコーダーを用意し、発言者の声がはっきり聞こえる位置に設置します。オンライン会議であれば、ZoomやGoogle Meetの録音機能を使うのも効果的です。
ステップ2：音声データをAIツールにアップロード、又は、自動でテキスト化
録音が終わったら、音声ファイル（MP3、WAVなど）をAI議事録ツールにアップロードします。「Notta」や「AI議事録取れる君 」などを使う方法、日本語に強い国産サービス（例：COTOHA、AI GIJIROKUなど）もありますが、tl;dvのAIノートテイカーを推奨するAI専門の先生もいらっしゃいます。その他、自動でテキスト化できるものとしては、（スマート書記）、（Sloos）、（ZOOM/Teams+Rimo VOICE連携）などがありますが、これらのツールはそれぞれ有料のもの、無料のものがありますので、用途とシーンによる使い分けが必要といえます。
ステップ3：自動文字起こしと初期編集
AIが音声を解析し、テキスト化してくれます。この段階では多少の誤変換や区切りの不自然さがあるため、ざっと全体を確認し、誤字脱字や人名・専門用語の補正を行います。
ステップ4：構成の整形と見出しの追加
議事録として読みやすくするために、発言者ごとに段落を分けたり、議題ごとに見出しをつけたりします。重要なポイントや決定事項にはマーカーを入れるなど、視覚的にもわかりやすく編集します。
ステップ5：保存・共有
完成した議事録はPDFやWord形式に出力し、関係者へメール送信、またはクラウド共有（Googleドライブ、Dropboxなど）で配布します。AIツールによっては、そのままクラウドで共有できる機能も備わっています。
福井県での導入事例とその効果
実際に、私の事務所では以前から音声/テキスト変換ツールを導入しています。導入当初は「本当に使えるのか？」という不安もありましたが、今では手放せない存在です。
たとえば、地元のお客様との打ち合わせ。以前は1回の議事録作成に１時間以上軽くかかっていたのが、今では録音ボタンを押すだけ。会議終了後に短時間で要点を整理できるようになりました。
また、越前市内の企業の相談業務でも、AI議事録が活躍しています。面談の記録が自動で残るため、後から内容を確認する際にも非常に便利です。
AI導入で得られる今後の業務改善メリット
AI議事録の導入によって、業務の見える化が進み、関係者との情報共有が格段にしやすくなりました。かつてバンドの練習で「誰が何を間違えたか」を音源で確認していた感覚に似ています。記録があると、改善も容易なんです。
また、議事録作成にかかる時間が削減されたことで、クライアントとの対応時間が増え、信頼関係の構築にもつながります。業務の質を落とさず、むしろ向上させる形で効率化が進んでいるのを実感しています。
まとめと今後の展望（福井県の行政書士ができること）
AIを活用した議事録作成は、福井県の行政書士業務にとって大きな変革です。手間を省き、正確な記録を残すことで、より多くの依頼に対応できる体制が整いました。
若い頃にバンドで経験した「録音して振り返る」「改善を重ねる」というスタンスは、今の仕事にも生きています。行政書士の仕事も進化しているのです。
特定行政書士に相談する理由とお問い合わせ情報（福井県エリア対応）
AI議事録の導入に興味がある方、自身の業務にどう取り入れたらよいか悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください。
私は福井県を中心に活動しており、AIを含めた幅広い業務改善のご提案も可能です。行政手続きに関するご相談も、特定行政書士として誠実に対応いたします。お問合せは当事務所のホームページ、またはお電話にてお気軽にどうぞ。
行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）
