行政手続きの現場では、業務内容が担当者ごとに属人化しており、「誰がやっても同じ成果を出せる」体制の構築が課題となっています。特に福井県を含む北陸地域の中小規模の事務所でも、手続きの詳細を担当者の記憶やメモに頼っているケースが多く、業務の引き継ぎや品質管理に支障をきたすことも珍しくありません。
このような課題に対して注目されているのが、ChatGPTを活用した「行政手続きマニュアルの自動作成」です。生成AIを使えば、煩雑な手続きや説明文の作成を効率化し、誰でも使える業務マニュアルを簡単に整備できます。本記事では、特定行政書士の視点から、北陸エリアの実務者向けに、ChatGPTを使った行政手続きマニュアルや社内マニュアルの作成方法を解説します。
【北陸の行政手続きにおけるマニュアル化の必要性】
【実務者が経験する現場の混乱と課題】
事務処理部門の現場では、許認可申請や在留資格の手続き、契約書作成など多岐にわたる対応が求められます。その一方で、「誰がどのように対応するか」が明文化されていない場合も多く、以下のような問題が生じやすくなります。
- 担当者が不在時に業務が止まってしまう
- 新人スタッフへの教育に時間がかかる
- 過去の対応履歴が再利用できない
こうした課題は、マニュアルを整備することで解消できますが、従来の方法では作成に多くの時間と手間がかかるのが難点でした。
【手続きの標準化がもたらす3つのメリット】
- 業務の効率化
誰でも同じ手順で作業ができるため、作業時間の短縮と品質の安定が実現します。
- 人材育成のスピードアップ
新人教育がスムーズになり、実務投入までの時間が短縮されます。 - 業務の可視化と改善
業務内容が文書化されることで、無駄や非効率を洗い出しやすくなります。
【ChatGPTを活用した行政手続きマニュアル作成のステップ】
【対象業務の洗い出しと構造化】
まず初めに行うべきは、マニュアル化する対象業務の洗い出しです。手続きの種類や頻度、複雑性をもとに優先順位を決め、以下のような構造に分けて整理します。
- 業務の概要
- 必要書類
- 手続きの流れ（ステップごと）
- 注意点・補足事項
このように構造化することで、ChatGPTに「どのような情報を文章にすべきか」を正確に指示できます。
【ChatGPTで自然な説明文を生成する方法】
構造化された情報をもとに、ChatGPTに「○○の手続きに関するマニュアルを作成してください」といった指示を出すだけで、自然な文体のマニュアルが生成されます。
例えば以下のようなプロンプトを活用します：
「建設業許可申請」のマニュアルを作成してください。
内容に含めてほしい項目：業務概要、必要書類、申請手順、注意点。
文体は読みやすく、事務所のスタッフ向けにしてください。
コードをコピーする。様々な公式情報をGPTに学ばせる。
このような指示や課程を経ることで、ChatGPTは業務に即した実用的な文章を生成してくれます。
【誤りを防ぐためのチェックポイント】
AIによって生成された文章は必ずしも正確とは限りません。以下のチェックを行い、品質を確保します。
- 法令名や制度内容に誤りがないか
- 対象地域のルールと合っているか（例：福井県の条例など）
- 最新の書式・要領に基づいているか
【福井の事例に学ぶマニュアル自動作成の実践例】
【申請取次業務でのフローチャート作成支援】
申請取次行政書士が取り扱う在留資格関係の業務では、申請から許可までの流れが複雑なケースも多く見られます。ChatGPTは、文章だけでなく手続きの流れを説明するフローチャート的な説明文も作成可能です。
例：「入国管理局への申請→必要書類の確認→本人の面談→結果通知→在留カード発行」
このような手続きの流れをChatGPTに記述させることで、スタッフ向けの教育資料としても活用できます。
【地方自治体や事務所内での応用方法】
福井県内の自治体向けの業務マニュアルや、事務所内の手順書などにも応用可能です。例えば、以下のような場面で活用できます：
- 補助金申請サポートの手順書
- 相続・遺言手続きの案内文書
- 顧客への説明資料の作成
どれも、ChatGPTが下書きを作成し、専門家がチェックする流れを確立すれば、業務時間を大幅に短縮できます。
【マニュアル運用上の注意点とアップデート戦略】
【法改正や様式変更への対応策】
行政手続きは頻繁に法改正や制度変更があるため、マニュアルは定期的に更新する必要があります。ChatGPTを活用することで、変更点を指示すれば短時間でマニュアルの再生成が可能になります。
例：「2025年施行の建設業法改正に対応したマニュアルを作成してください」
このようなプロンプトで、より新しい内容に対応していくことが可能になります。
【専門家が監修すべきポイントとは？】
AIが自動で文章を生成するとはいえ、最終的な責任は実務者にあります。以下の部分は行政書士などの専門家が確認・監修すべきです。
- 法的解釈が必要な部分
- 書式の正確性
- 実際の業務に即した手順の妥当性
【まとめと結論（福井・北陸の実務者向け）】
ChatGPTは、行政手続きマニュアルや社内マニュアル作成に係る時間を大幅に短縮化できるツールです。情報の整理とプロンプト設計を工夫することで、誰でも高品質なマニュアルを短時間で作成することが可能になります。
福井・北陸エリアでの業務効率化や教育資料の整備においても、ChatGPTの活用は非常に有効です。業務の標準化、品質の均一化、そして将来的なAI活用の第一歩として、マニュアル自動作成に取り組んでみてはいかがでしょうか。
【特定行政書士に相談する理由とお問い合わせ情報
ChatGPTの活用にあたっては、法令との整合性や実務への適合性を確保する必要があります。福井県内での導入を検討されている方は、行政手続きに精通した特定行政書士へご相談ください。
- マニュアル化したい業務のヒアリング
- AI活用に関する導入支援
- 導入後の運用・更新のフォローアップも対応可能です
お問い合わせは、フォームよりお気軽にどうぞ。
行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）
