毎月の締め作業として欠かせない「月次報告」。業務の成果を可視化し、進捗状況を関係者と共有するための重要な業務ですが、文章の作成や数値の取りまとめに意外と時間がかかり、月末の負担になっている方も多いのではないでしょうか。
特に福井県を拠点とする行政書士事務所などでは、少人数体制の中で複数の案件を抱えながら、このような定型業務にも対応していく必要があります。そこで注目されているのが、AIツール「ChatGPT」を活用した月次報告の効率化です。
本記事では、特定行政書士・申請取次行政書士の視点から、ChatGPTを業務報告書作成に活用する方法とその効果について詳しく解説します。
月次報告が抱える課題とは？
月次報告の作成において多くの方が感じている課題は、以下のような点に集約されます：
- 文章構成に毎回時間がかかる
- 定型文が多く、手作業での繰り返し入力が煩雑
- 報告書の文面に表現の偏りが出る
- 主観的になりがちで、内容の正確性にばらつきがある
こうした課題を解決する手段として、自然言語処理技術を搭載したChatGPTが有効であることが注目されています。
ChatGPTの強みとは？
ChatGPTは、入力された情報をもとに自然な日本語で文章を生成するAIです。月次報告においては、以下のような強みがあります：
- 指定された内容から、整った構成の文書を自動で生成
- 繰り返し使えるテンプレート化が可能
- 定量的なデータに基づいた報告文の生成がスムーズ
- トーンや表現を柔軟に調整可能
このように、ChatGPTを活用すれば、毎月の報告書作成にかかる時間とストレスを大幅に軽減できます。
ChatGPTを使った月次報告作成の流れ
実際にChatGPTを使って月次報告を作成する際の流れは次のとおりです。
- データ整理：売上、業務件数、トピックなど必要な情報をまとめておく
- プロンプト作成：ChatGPTに対して「この内容を月次報告にまとめてください」などと指示する
- 出力内容の確認と編集：AIが生成した文書をチェックし、必要に応じて修正
- テンプレート保存：良いパターンができたらテンプレートとして保存し、次回以降に活用
このプロセスに慣れてくると、1件あたりの報告作成時間を半分以下に短縮できるケースもあります。
行政書士業務における月次報告の役割とAI活用の意義
行政書士や申請取次行政書士の業務では、クライアントとの契約に基づく報告義務や進捗報告、実績共有などが求められる場面があります。特に長期案件や継続サポート契約では、月次報告は信頼構築の要となります。
その一方で、報告書の作成に手間がかかりすぎると、他の業務に支障が出ることもあります。こうしたバランスを保つために、AIの力を借りて「品質は保ちつつ、作業時間は削減する」ことが重要です。
ChatGPT活用の注意点と工夫
便利なChatGPTですが、活用にあたっては以下の点に注意が必要です：
- 個人情報や機密情報の取り扱いに注意（AIには匿名化した情報のみ入力）
- 自動生成された内容は必ず人の目で確認し、正確性を担保
- 過剰に堅すぎる・柔らかすぎる表現にならないよう、文調の調整が必要
これらを踏まえつつ、自社に合った使い方を見つけていくことが、効率化の成功につながります。
福井の中小規模事業者こそAIを活用すべき理由
福井県や北陸エリアでは、中小規模の事業者や士業事務所が多く、人手も限られる中で多岐にわたる業務に対応しています。その中で、月次報告のような「必須だが工数がかかる業務」こそ、AIで効率化すべき領域です。
限られた人員で質の高いサービスを継続的に提供するためには、単純作業の自動化と、付加価値業務への集中が求められます。ChatGPTは、まさにその一助となるツールです。
まとめ｜ChatGPTで月次報告はもっとラクになる
ChatGPTを上手に使えば、毎月の報告業務にかかる手間を減らしながら、読み手にとってわかりやすく丁寧な文章を作ることができます。
特定行政書士・申請取次行政書士のように、文章の正確さが求められる職種においても、AIは「補助的なパートナー」として十分活用可能です。
月末の業務負担を減らし、より本質的な仕事に集中するためにも、ぜひChatGPTの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ご相談もお気軽にどうぞ
AIツールの導入に不安がある方や、月次報告に最適な使い方を知りたいという方へ。福井県で活動する特定行政書士・申請取次行政書士として、実務と法務の両面からサポートいたします。地域に根ざした業務効率化をお考えの方は、お気軽にご相談ください。
行政書士中川まさあき事務所（福井県越前市）
