会社設立に必要な定款電子認証の手順

定款作成

日本公証人連合会ホームページに定款のひな型が用意されているので、これらを参考に自社に合ったものを選び、適宜加筆訂正などをしながらパソコンのワードなどで作成する。もしくは、最初から独自に作成する。

定款確定　⇒　PDF化（ワード形式等をPDF形式に変換して保存）

公証人による事前チエックの結果、特に問題ないということであれば定款を確定させ、次の手続きへとすすむことになる。ここでは、パソコン内にPOF化したデータとして保存しておく。

尚、ワードをPDFに変換するには、以下のような変換ソフトが必要

「AdobeAcrobat」　や　「ＳｋｙＰＤＦ」

公証人による定款事前チエック・実質的支配者となるべき者の申告書

設立しようとする会社の本店所在地を管轄する公証役場で、予め公証人による定款の内容など事前チエックを受ける。（事前予約必要）※テレビ電話による認証制度を活用すれば公証人役場へ出向く手間も省ける。

事前確認依頼の際、添付資料の例としては以下のとおり。

• 定款案
• 実質的支配者となるべきのもの申告書
• 発起人兼取締役印鑑証明書
• 運転免許証の写し　など

Ｑ9. 実質的支配者となるべき者に関する申告は、いつまでに、どのような方法で行えばよいのですか。

定款認証の嘱託までに行う必要がありますが、迅速かつ的確な定款認証・法人設立を実現するためにも、定款案の点検を公証人に依頼される際、併せて実質的支配者となるべき者に関する申告をしていただくようお願いします。
申告は、本ホームページで提供する「申告書」の書式、又は公証役場に備え置く同書式の印刷物を利用して、所定事項を記入の上、公証人に、メール、ファックス、郵送、又は持参等の方法によりお願いします。
以上のことは、電子認証の場合と書面による認証の場合とで差異はありませんが、電子認証の場合は、オンラインの嘱託画面も一部変更され、新たに、実質的支配者となるべき者の氏名及び読み仮名のデータ入力をするように変更されておりますので、この点についてもご協力をお願いします。

日本公証人連合会のホームページより引用

手数料の納付・書類の郵送

必要書類の事前郵送、オンライン申請と認証手数料のお振り込み

また、案文等の確認が全て完了した後、認証手数料と振込先をご案内します。
テレビ電話による電子定款認証のご予約日時の前日までに、必要書類のご郵送およびお手数料のお振り込みをお願いします。
振込確認後に、認証を行います。
あわせて、オンライン申請はご予約の前日１５時までを目安に行ってください

日本公証人連合会のホームページより引用

電子署名　⇒　電子定款のオンライン申請　

①法務省の「登記・供託オンライン申請システム」のページにある「申請用総合ソフト」をダウンロードしてパソコンにインストールする。

②インストールできたら、申請用総合ソフトをパソコン上で起動し、IDとパスワードを入力してログインする。

③「処理状況表示」画面の左上の「申請書作成」を選択し、「申請様式一覧選択」画面の「電子公証」から「電磁的記録の認証の嘱託」【署名要】を選択する。

④「電磁的記録の認証の嘱託」の画面に必要な事項を入力する。
　　件名には、自分の覚えやすい名称をいれておくとよい
　　申請区分　　「定款認証のみの申請」を選択
　　嘱託人情報　　申請人の氏名や代理人の氏名を入力
　　実質的支配者　氏名を入力
　　公証人氏名　　法務局や公証役場を選択すると該当する公証人が表示されるので選択する。
　　
公証役場で文書を保管する　のチエックをはずなさいように注意する。（チエックを外すと、定款がもらえなくなる）

⑤「処理状況表示」画面から「ファイル添付」を選択すると「添付ファイル一覧」が表示される。
　「ファイル追加」を選択すると「添付ファイルの選択」が表示されるので、パソコン内に保存してある電子定款の保存先を開き、指定して「開く」を選択する。
　添付書類一覧画面の添付ファイル名欄に電子定款が表示されるので「保存」を選択する。

⑥「処理状況表示」画面上中央の「署名付与」を選択すると、「署名対象申請一覧」画面が表示されるので、申請対象の電子定款が表示されていることを確認し、「ファイルで署名」¹を選択する。

1. 画面左上付近にある署名には、「ICカードで署名」する方法と、「ファイルで署名」する方法があるが、前者は文字通りマイナンバーカード等で署名する場合を指し、後者は、セコムなどが提供する行政書士電子証明書で署名する場合を指す。 ↩︎

⑦「ファイルで署名」を選択した場合、電子証明書ファイルを選択する画面が表示されるので、事前に作成、取得している電子証明書ファイルの保存先を表示し、電子証明書ファイルを指定する。「開く」を選択し、電子証明書にアくセスするパスワードを入力して「確定」を選択すると「署名付与完了」画面が表示されるので「OK」を選択する。

⑧情報、処理状況、件名の欄に今ほど処理した文書が保管されていることが確認できる。「処理状況表示」画面から、「申請書データ送信」を選択すると「送信前申請一覧」画面が表示されるので、電磁的記録の認証の嘱託の送信対象欄をチエックし、「送信」を選択する。「送信確認」画面が表示され、「OK」を選択すると「送信前申請一覧」が表示されるので、申請データの状態欄が「送信完了」であることを確認し、「閉じる」を選択する。

定款の認証（公証役場）、テレビ電話（ウェブ会議）にて認証

1.    予約日時に、公証人からメール送信されたウェブ会議用のＵＲＬをクリック又はタップすると、FaceHubが起動し、公証人が起動中の端末とウェブ会議でつながります。
2. なお、公証人からメール送信されたＵＲＬのハイパーリンク（アンダーラインが引かれたＵＲＬをクリック又はタップすることによって、ＵＲＬにつながる機能）が途中で切れており、ＵＲＬをクリック又はタップしても、FaceHubを起動させることできない場合には、次のようにしてください。
   1.    スマートフォン又はタブレットのときは、メール文中のＵＲＬを全選択にすると、画面上に「コピー　共有　すべて選択　ウェブ検索」が現れるので、その中から、「ウェブ検索」をタップすると、FaceHubを起動させることができます。
   2.    パソコンのときは、メール文中のＵＲＬを全選択にしてコピーした上で、Google Chromeを立ち上げて、その最上部のアドレスバーに、コピーしたＵＲＬを貼り付けて、検索の操作をすると、FaceHubを起動させることができます。
3.    嘱託人と公証人とがウェブ会議で接続した後、電子定款又は電子私署証書の認証に必要な審査が行われます。
4. また、嘱託人が人違いでないことを確認するため、官公署発行の顔写真付き身分証明書、例えば、次の本人確認資料のいずれかをウェブ会議に提示していただきます。
   1.    運転免許証
   2.    パスポート（旅券）
   3.    マイナンバーカード（個人番号カード）
   4.    住民基本台帳カード
   5.    在留カード
5.    これらの手続により、公証人は、認証を受けようとする電磁的記録にされた電子署名が嘱託人本人によってされたものであること（電子定款の場合には、発起人が実際に定款のとおりの会社を設立し、活動する意思や、発起人として法的責任を負う認識など、実質的設立意思を有していることを含む。）を確認するとともに、嘱託人の本人確認を行い、電子定款又は電子私署証書に対する認証の可否を判断します。
6.    公証人は、認証できると判断したときは、電子定款又は電子私署証書の認証を行い、「登記・供託オンライン申請システム」を介して、認証済みの電子定款や電子私署証書のデータを嘱託人に送信して認証手続を終えます。
      御希望に応じて、「登記・供託オンライン申請システム」を介して受領する方法に代えて、メールで受領することも可能です。メールでの受領を希望する場合には、公証役場にお申し付けください。

日本公証人連合会ホームページより引用

ウェブ会議(テレビ電話)を利用しない場合の受取方法

公証人役場で認証定款を受取する場合に持参すべきもの

• 定款作成代理委任状
• 発起人の印鑑登録証明書（発行後3か月以内）
• 代理人の免許証と認印
• 手数料　42,000～45,000円（例）
• CD-R

以上、定款認証手続きの大まかな流れです。ご不明な点などございましたら、専門家までご相談ください。